實驗室儀器設備采購流程說明

概述

本文主要說明實驗室儀器設備的采購流程。一般如下：

QC申請---QC前期調研----QC市場調研-----QC確定初步意向-----采購談價格----訂立合同-----QC再次確認-----采購實施-----安裝調試----投入運行。

使用部門提出申請——業務部門審核——有關領導簽字批準——采購部門采購、簽合同——儀器購買回來由使用部門和業務部門派人驗收，投入運行。    

    所以使用部門作用很重要：

第一，要根據實際需要列好詳細的儀器參數、建議廠家、型號。

第二，要盡量說服審核部門和領導同意給預算。

第三，驗收時候要根據實際需要認真驗收，有問題及時發現早日解決。

一、采購的第一步，確定你需要采購儀器的計劃和配置

采購計劃相當于采購申請，各個企業都有不同的采購采購申請計劃。

現在大家更多的是討論色譜的采購實施，那么你們的色譜有年度計劃、月計劃還是臨時采購？如何編制你的采購計劃呢？是否有采購回來閑置的現象呢？

如果是是生產企業，相對來說基本是臨時采購為主，根據生產需要，除非有新的項目實施，才有可能提前2-3個月申報采購計劃，這也是預計實驗分析儀器不夠用的情況下進行申報。所以一般不會出現閑置的現象。

目前市場上類似的儀器很多，型號相同的儀器也很多，如果僅僅根據型號來購買儀器很可能買回來的不是你所需要的。

如果儀器配置不能確定，那可能要消耗你很長的時間來尋求你所需要的儀器。比如需要采購氣相色譜儀GC，首先你要確定儀器的檢測器類型、毛細柱還是填充柱、單通道還是雙通道、國產還是進口等，這樣你才能進行下一步。

    這一步中你需要抓住的重點是你所采購的儀器一定要是你所需要了，不然買回來因為某個細節問題而不能正常使用那就是浪費。

有時單位其他部門因為采購申請的儀器配置寫的不明確，導致采購部門采購回來的儀器不能正常安裝和使用，最后因此而被處罰，所以確定儀器的配置是基礎。

二、采購第二步，市場調研

市場調研是根據你確定的儀器配置來進行有選擇地尋找供應商，讓供應商提出初步的報價。在所有的供應商中選擇與你的要求比較接近的幾家進行詳細的洽談，最后到供應商那兒進行實地考察。

這里要考慮儀器重要性，如果是一般儀器覺得沒必要也可以不去，比如采購烘箱/鼓風干燥箱、超聲波清洗器等。但如果是大型儀器實地考察就很有必要了。

注意這兒的供應商包含了生產廠家和經銷商，所以這里面要考慮到售后服務的問題，要明確售后服務到底有誰來負責。

實地考察一方面驗證儀器是不是你需要的，這可以通過檢測樣品來確定。另一方面檢查供應商的資質和能力，一般供應商在電話里都說自己的能力怎么強，具體怎樣還是眼見為實。

另外，調研也就是尋求報價的過程。首先要確定想購買儀器的配置，只有讓廠家或供應商掌握你的準確配置，才能給你提供詳細的報價，有助于我們在同一個水平上比較。在對配置進行要求時，不僅要考慮到現在，也要兼顧今后的檢驗要求，特別是儀器的輔助設備，比如柱溫箱、柱塞清洗設備。柱溫箱甚至可以另外配置國產的，價格相差很多，但從外觀和質量上考慮，還是選擇同一廠家的，盡量減少產生分析誤差的因素。

在這一步中的重點是尋找有實力的供應商和進行價格洽談，具體內容包括三個：一是看儀器質量，二看資質，三談價格，所以市場調研是關鍵。

三、采購第三步，儀器定型，簽訂合同

到此你應該對所采購儀器心里有了九成的把握了。用戶如果看中一款儀器，打算要采購這款儀器時，技術參數自然就會偏向這家。在主要技術指標滿足基本測試需求的情況下，其它一些參數按照考察好的儀器制定即可。一般指標傾向不要太明顯，否則價格下不來。再者，對其他供應商有排斥性，打消人家的積極性也不好。可以針對調研的結果作出大眾化的技術參數，再從中優選，這樣價格也可以下浮，附加的像售后服務等也會作為供應商的籌碼來提升服務。  

簽訂合同一般是采購部門的事，與使用部門顯得關系不大，但使用者有建議權。

這一步還要注意考慮到質保金的問題。

四、采購第四步，產品安裝、驗收

在收到儀器后，先不要急著拆包裝箱，首先檢查外包裝是否存在破損、拆封過的痕跡，一旦發現有此類現象一定要拍照留證據，并在第一時間內通知內通知廠家，有可能的話書面通知廠家。

如果是貴重儀器，一般由廠家上門安裝調試，因此一定不要打開包裝箱，以免發生后續問題。

如果是普通儀器比如干燥箱之類，在得到廠家許可的情況下，由單位的倉庫人員陪同，共同開箱驗收，及時拍照，檢查儀器是否能正常使用，如果影響使用及時更換。

這里注意一定要保留證據，并及時與廠家溝通，最好以書面形式并得到廠家的授權后方可拆箱、安裝。貴重儀器一般都會用廠家上門安裝，自己只管對安裝好的儀器進行驗收即可。

根據合同的約定進行驗收，最終目的是既好用又達到使用的目的就行。

五、采購第五步，儀器安裝驗收結束后就投入正常使用

這也是最后一步了，在保質期內大膽使用，出了問題廠家會免費維修，但不要魯莽操作，野蠻操作而損壞儀器，這個廠家是不保修的。

同時建立儀器檔案，將相關信息納入到檔案中，以備下次采購時作參考和便于對儀器的日常維護。檔案的信息可以包括名稱、型號、儀器編號、廠家、廠家聯系方式、校準記錄、維護記錄等。

（內容參考儀器信息網）

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