實驗室樣品管理規程介紹

概述

所謂樣品管理，主要有三個要求：

1.有樣品目錄，能夠快速檢閱到；

2.有相應注解，能夠詳盡介紹性能及特征；

3.相近產品有比較，可以在同區域展示，可以讓觀察者一目了然，不至于搞錯。

一、樣品管理的意義

1.為防止發生質量爭議、混淆，提供被批準生產品樣品，使質量得以維持，必須進行樣品管理。

2.對于實驗室工作人員來說樣品的代表性、有效性及完整性將直接影響檢測結果的準確度。因此，必須對樣品的接收、流轉、貯存、處置以及樣品的識別等各個環節實施有效的質量控制。

二、樣品管理步驟及要求

樣品管理共分如下幾步：

第一步：樣品的接收

1、委托樣品接收

a)收樣員查看樣品狀況，包括：包裝、外觀、數量、型號、規格、等級等并清點樣品，認真檢查樣品及其配件、資料的完整性，檢查樣品性質與狀態是否適宜于符合要求的檢測，有些樣品還應檢查采用的包裝或容器是否可能造成樣品特性變異，并在《見證取樣送樣委托單》和《樣品核查單》上登記說明。

（特殊樣品）應與客戶商定相關樣品準備要求及試畢樣品處理方式，收樣員應及時將樣品及其資料、流轉單傳遞到檢驗科。

b)辦理委托手續，并遞交委托單給相應負責人。

c)樣品傳遞到檢驗科后，樣品管理員與檢驗員應進行交接驗收，查看樣品狀況是否與流轉單填寫內容相符，對以封裝方式送達的樣品，應檢查封簽是否完整有效以及運輸過程有無損壞。

2、抽樣樣品管理

①抽樣人隨身帶回或親自押交樣品：

a)抽樣人員到客戶指定地點抽樣或到生產企業、商業企業抽樣前應領委托單或監督抽樣單，抽樣后將委托單或監督抽樣單第三聯給被抽檢單位，作為領回樣品憑證，第四聯給見證單位，帶回第一聯、第二聯作為抽檢及信息采集憑證。

b)抽樣人應對樣品在運輸途中的防護負責，保證樣品的完整性。

②被抽檢單位寄運來的樣品由檢驗科領回后，由收樣員及樣品管理員進行驗收登記，驗收時應對照抽樣單檢查樣品及封條的符合性、完整性、有效性以及運輸過程有無損壞。必要時應會同抽樣人員進行驗收。

③檢驗科樣品管理員在接收樣品時應記錄樣品狀態并登記入帳。

④檢驗科在對接收的樣品是否適合于檢測有任何疑問或對客戶檢測要求不明確或認為樣品不符合有關規定要求，有異常情況時（包括：包裝和封簽），檢驗科應與客戶聯系，取得近一步說明及需要認可后再進行檢測。

第二步：樣品的識別

①樣品識別包括：不同樣品需要區分識別及樣品不同試驗狀態的識別；

②樣品區分識別號可貼在樣品上或貼（寫）在樣品袋（器皿）上。識別號為報告編號，由收樣員統一編排；

③樣品所處的試驗狀態，統一放置在“檢驗完畢”標識區；

④樣品在不同的試驗狀態，或樣品的接收、流轉、貯存處置等階段，應根據樣品的不同特點和不同要求，如，樣品的物理狀態、樣品的備樣要求（如，分樣與混樣）、復檢樣要求、樣品形狀大小、樣品制備、樣品的包裝狀態（如，裸狀樣品、器皿盛裝樣品）和其他有特殊要求的樣品，根據檢測活動的具體情況，做好標識的轉移工作，以保持清晰的樣品識別號，保證各檢驗科內樣品編號方式的唯一性和必要時可追溯；

⑤各檢驗科應根據專業要求對樣品標識轉移方式和如何保證樣品識別的唯一性和有效性做出明確規定； 

第三步：樣品流轉

①樣品按檢驗工作流程圖流轉，在樣品登記委托單上交接簽署時，應核查樣品狀況。

②收樣員接收的所有委托送樣樣品應在樣品或其包裝上貼上“報告序號”標簽、同時附有的樣品流轉單上應填寫樣品識別號（報告編號），由樣品管理員在樣品流轉單簽字、樣品傳遞到檢驗科時由檢驗人員在樣品流轉單上簽收認可。

③抽樣樣品送達后由收樣員及樣品管理員對樣品貼上“報告編號”標簽。

④抽樣樣品、送檢樣品傳遞或送達后均由樣品管理員按樣品登記表的內容統一登帳，待檢樣品應分類堆放整齊。

⑤樣品傳遞時，樣品（報告）編號不得改變。

⑥樣品在制備、測試、傳遞過程中應加以防護，應嚴格遵守相關樣品使用說明，避免受到非檢驗性損壞并防止丟失。樣品中遇意外損壞或丟失，應在原始記錄中說明并向負責人報告，必要時應立即與客戶聯系。

⑦檢驗人員在樣品試驗后，應交樣品管理員入樣品庫保管，包括有分析意義的已失效或損壞的試驗樣品。樣品管理員應把試驗樣品統一放置在有“檢驗完畢”標識的區域。 

第四步：樣品的貯存

①檢驗科應有專門化且適宜的樣品貯存場所，配備樣品間及樣品柜(架)。樣品間由樣品管理員專人負責，限制出入。樣品應分類存放，標識清楚，做到帳物一致。樣品貯存環境應安全、無腐蝕、清潔干燥且通風良好。

②對要求在特定環境條件下貯存的樣品，應嚴格控制環境條件，環境條件應定期加以記錄。

③樣品管理員負責保管樣品的完好性、完整性。應在文件中按樣品性質和其專業要求的不同對保管條件作出規定。

第五步：樣品的處置

①試驗樣品留樣期不得少于報告申訴期，留樣期一般不超過60天，特殊樣品根據要求另行商定；

②試驗樣品處置，根據與客戶簽訂的有關協議書要求，分以下幾種處理方式；

a)客戶要求領回樣品（包括客戶委托處理樣品）；

b)客戶不要求領回，但有利用價值的樣品；

c)報廢、報損的樣品；

d)會造成公害，必須監護處理的樣品；

e)客戶要求領回的樣品，在留樣期滿后，樣品管理員應通知客戶及時領回?？蛻纛I回樣品時，領樣人員需帶單位價紹信或抽樣單（第三聯）（未交檢驗費的暫時不退還樣品），由樣品管理員辦理退樣手續?？蛻艋蚬訂挝恍杼崆埃ㄔ诹魳悠趦龋╊I回樣品時，應簽注“對本檢驗報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續；

f)留樣期已過的客戶委托處理樣品，各檢驗科應按與客戶簽訂的委托檢驗協議書要求處理，處理結果應以書面形式通知客戶，取得客戶認可；

g)留樣期已過的客戶不要求領回的有利用價值的樣品（包括部分報損樣品），樣品管理員應分類填寫樣品處理申請表，說明處理方式，由科長審核，報主管負責人批準后方可進行處理。必須監護處理的樣品，科樣品管理員必須按規定辦法監護處理；

h)客戶暫不領回的已過留樣期的樣品，各檢驗科應分類造冊，移交檢測管理室統一處理；

第六步：室外檢測樣品的管理

對于根據檢測工作需要在實驗室外檢測的樣品，各檢驗室應有保護樣品完整性的措施，做好樣品的標識，保證試畢樣品在合適的地點存放，根據本科專業要求做好實驗室檢測樣品的管理工作。 

第七步：樣品的保密與安全

a)本實驗室嚴格按與客戶簽訂的協議或有關規定進行樣品的檢測、貯存和處置，嚴格執行《保密程序》，對客戶的樣品、附件及有關信息負保密責任。留樣期內的樣品不得以任何理由挪作他用。

b)要求擔保的樣品，應根據客戶的特殊要求作出相應安排，包括樣品接收、流轉、貯存、處置及附件資料的管理，采取安全防護措施，保護樣品的完好性和機密性。

三、實驗室樣品管理的記錄

共需要四種表或者更多：

1.《樣品登記表》

2.《樣品核查表》

3.《樣品流轉單》

4.《報告發放登記表》

如果人工管理覺得耗費精力，也可以選擇建立樣品信息管理系統。實驗室管理信息系統包括從樣品收發、流轉、檢測狀況、評價標準、檢驗報告、檢測收費到管理查詢等過程，其軟件能獨立完成整個系統的各個功能。樣品的信息管理系統普遍應用網絡及構建相應數據庫，可以對送檢樣品進行規范有效的管理，取得滿意的效果。

樣品的流轉程序：樣品→驗收→登記→標識→存貯→檢測→留樣→處置。

（內容來源實驗與分析）